Produtividade
Existem cerca de 2.000 bilionários no mundo. E, por definição, eles são um dos melhores em planejar e otimizar o tempo. Eles são bombardeados com milhares de e-mails todos os dias. Eles têm inúmeras tarefas: reuniões, encontros, estratégias de marketing, design, etc.
Como eles escolhem o que é mais importante e mesmo assim conseguem construir os R$ 10.000,00 por dia (ou mais)?
Não é um “mito” dizer que as pessoas que fazem mais sucesso são as mais produtivas:
* A bilionária Sheryl Sandberg disse em seu livro que fazia questão de ir embora do trabalho às 17h30 todos os dias, pois os filhos eram a prioridade.
* Richard Branson tem mais de 400 empresas para comandar, mas ainda tem tempo para fazer kite-surf, pois coloca os exercícios como prioridade.
* O presidente Bush tinha milhões de coisas para fazer: lidar com líderes globais, briefings da CIA, eleitores, etc. Mesmo assim, ele tinha tempo de ler 95 livros por ano: mais do que muitas pessoas já leram em toda a vida.
* Doug Conant, CEO da Campbell Soup, uma vez enviou 20 cartões de agradecimento em 1 dia e enquanto liderava uma empresa Fortune 500.
O escritor Will Chou, colaborador do Better Marketing, leu um livro chamado 15 segredos que pessoas de sucesso sabem sobre otimizar o tempo: os hábitos de produtividade de 7 bilionários, 13 atletas olímpicos, 29 estudantes A+ e 239 empreendedores.
Segundo o escritor, além de ter sido o maior título que ele já viu, o conteúdo do livro pode nos ajudar a entender alguns segredos sobre a otimização de tempo.
Por isso, ele selecionou as top dicas de produtividade de bilionários que ele coletou no livro e também de vídeos e podcasts que conhece.
Vamos a elas?
Via: Will Chou - Better Marketing
1. Faça a tarefa mais importante (a número 1 de urgência e importância) logo no início do dia:
Nathan Becharczyk, bilionário e co-fundador do Airbnb, disse que ele completa o seu calendário ao contrário.
Ele organiza as tarefas do final do dia para o começo, assim ele consegue focar no que é mais importante pela manhã. Além disso, o co-fundador faz questão de deixar todas as reuniões para o final do dia, pois é o menos importante.
Você deve começar o seu dia com a tarefa #1 de urgência e importância, pois, se não, você se distrai com coisas menos importantes como: pedidos, e-mails, telefonemas, etc.
2. Não faça várias coisas ao mesmo tempo.
O bilionário Mike Cannon-Brookes deu uma dica importante para o livro:
Faça uma coisa de cada vez. Pare de fazer tudo ao mesmo tempo!
"Quando eu era mais novo, eu cresci fazendo milhões de coisas ao mesmo tempo e, de fato, conseguia fazer melhor do que muitas pessoas. Eu costumava ter muito orgulho do processo. Entretanto, com o passar do tempo, eu fiz algumas pesquisas sobre multitarefas. Estudos mostram que fazer várias coisas ao mesmo tempo diminui a produtividade, especialmente para jovens que há muito fazem isso. A Associação Americana de Psicologia publicou um estudo que diz que ficar mudando de tarefa toda a hora pode diminuir a produtividade em até 40%”, comenta.
3. Tenha dias com “temas”
O bilionário mais novo da história e co-fundador do Facebook e Asana, Dustin Moskovitz, disse: “Tenha um dia que não tenha reuniões”. Isso permite um dia sem nenhuma interrupção e muito mais foco no trabalho. “Na Asana, por exemplo, fizemos a Quarta Sem Reuniões”, conta.
O bilionário Jack Dorsey, do Twitter e do Square, também tem esses dias. Jack trabalha 80 horas por semana, 40 em cada empresa.
Numa entrevista em 2011, Dorsey disse que consegue trabalhar essas 80 horas justamente por esses dias nomeados e, também, por ser muito disciplinado.
“Todos os dias têm um tema, e, para as duas empresas, é o mesmo tema”, explica. “Isso faz com que eu consiga lidar com as distrações. Se uma tarefa ou pedido é feito fora do dia daquilo, eu não faço. E toda a empresa está nessa comigo”.
Para entender melhor, os temas de Dorsey são:
* Segundas para Gestão.
* Terças para Produto.
* Quartas para Marketing e Estratégia.
* Quintas para Clientes e Parcerias.
* Sextas para Cultura da empresa e Contratrações.
* Sábado é day off.
* Domingo é para refletir, pensar nas estratégias, dar feedback e se preparar para a segunda-feira.
4. Disciplina importa mais do que inteligência
O bilionário Andrew Mason, co-fundador do Groupon e do Detour, disse que conheceu muitas pessoas mais inteligentes do que ele, porém não tão de sucesso quanto ele. Segundo Mason, isso é por causa da disciplina:
“Eu normalmente encontro pessoas que são mais inteligentes do que eu, mas menos capazes porque não têm a disciplina e/ou a confiança necessária para fazer o que tem de ser feito e, a partir daí, crescer. Simples assim. Eu não entendo porque as pessoas não levam isso mais a sério”, comenta Mason.
É simples, não precisa de fórmula mágica. Ser disciplinado com os hábitos é uma chave verdadeira para o sucesso.
Para entender mais sobre isso, o bilionário recomenda a leitura do livro O Poder do Hábito. A obra engloba os detalhes científicos sobre como construir melhores hábitos efetivamente.
Andrew diz que se ele estivesse jogando um videogame que imitasse o business da vida real, e ganhasse 10 pontos para distribuir entre as habilidades, ele colocaria 7 em disciplina e 3 em inteligência.
5. Recarregue as energias e se exercite ao meio dia
O bilionário mais jovem da África, Mohammed Dewji, diz que exercitar a mente e recarregá-la é a chave para o sucesso.
Por volta das 13 horas, ele já trabalhou 7 horas e é perfeitamente normal se sentir cansado. Por isso, ele se exercita diariamente no horário de almoço.
Isso faz com que o turno da tarde seja ainda mais produtivo do que o da manhã. Ele recomenda achar o exercício que mais combina com você, assim você gosta do que está fazendo e recarrega ainda mais as energias.
Existem centenas de estudos, artigos e livros que comprovam que exercício é benéfico para o indivíduo de muitos jeitos. Estudos mostram que se exercitar aumenta o foco, energia, felicidade, produtividade, atração, saúde e longevidade. Olhe para o exercício como um investimento em você!
Dustin Moskovitz, bilionário e co-fundador do Facebook, escreveu em seu perfil no Medium que se arrepende de não ter feito exercícios e se alimentado melhor, pois ele teria conseguido sucesso ainda mais rápido e sem os problemas de saúde que enfrentou.
6. Escreva notas em um papel
No livro citado no início desse texto, o bilionário grego Aristotle Onassis possui uma citação onde aconselha escrever coisas num papel. Ele chama isso de “a lição de 1 milhão de dólares que não é ensinada na faculdade de business”.
Onassis recomenda que você escreva tudo num caderno. Tudo. Isso inclui ideias, informações sobre uma nova pessoa que você conheceu e fatos interessantes. “Se você escreve, você se força a ir atrás das coisas. Se você não escreve, você esquece”, conta.
Muitas pessoas de sucesso ainda escrevem notas em papel, incluindo o famoso e conhecido Bill Gates e Richard Branson.
Branson, inclusive, faz questão de enfatizar em seus livros a importância de escrever tudo imediatamente, para não correr o risco de esquecer. Em um dos livros, Richard conta a história de homem que possuía uma memória incrível, mas esqueceu de algo no pior momento: durante um importante fechamento de negócio. “Escreva num papel, pois isso entra na sua mente e subconsciente muito mais do que digitar. Desde que eu comecei a escrever tudo, eu percebi o tanto de coisas que eu teria esquecido se não tivesse escrito”, conta.
Até mesmo o rapper Eminem disse numa entrevista que ele sempre escreve num papel quando tem alguma ideia de letra. E Taylor Swift também admitiu em muitas entrevistas que ela imediatamente grava um áudio de voz quando ela tem uma ideia de música.
7. Saiba quando dizer não e se dê um tempo
O CEO do LinkedIn, Jeff Weiner, tem na sua agenda o momento de “fazer nada”, e ninguém o atrapalha durante esse tempo.
Ele desenvolveu esse sistema após perceber que não tinha tempo de processar nada, estava sempre lotado com reuniões. Essas pausas foram extremamente necessárias para que ele conseguisse fazer o seu trabalho.
Muitos milionários também se queixaram fortemente sobre isso. Eles chegaram ao burn out depois de anos e anos de trabalho além da conta até começarem a sentir as respostas biológicas disso. É só nesse momento que eles finalmente percebem que precisavam de tempo livre.
Isso inclui algumas das pessoas com mais seguidores em redes sociais, como Cara DeLevingne, Alicia Keys e Lady Gaga. Essas três, inclusive, falaram publicamente sobre isso.
Cara sofreu com problemas de pele e saúde devido ao excesso de trabalho. A sua agência de modelos preferiu mandá-la para o hospital para um tratamento de drogas, ao invés de mandá-la descansar.
8. Reduza (ou elimine) as reuniões
Mark Cuban aconselha nunca ter uma reunião presencial, a não ser que isso vá te levar muito lucro: como quando você vai vender a sua empresa ou lançar um novo produto. As palavras exatas dele foram: “Nunca faça reuniões, a não ser que alguém esteja fazendo um cheque”.
Warren Buffett, o homem mais rico do mundo da última década, disse em muitas entrevistas (com ele e Bill Gates juntos) que ele nunca tinha reuniões.
Isso porque muitas reuniões são uma perda de tempo. Se você pagasse R$ 30,00 por hora e 10 aparecessem para reuniões inúteis, você perderia R$ 300,00.
Se você é um funcionário, Tim Ferriss, autor do livro The 4 Hour Work Week, tem boas estratégias para para “fugir” de reuniões no seu livro.
Jason Fried, um multi-milionário, disse em seu livro Rework para só convidar as pessoas necessárias para uma reunião. Ele também recomenda pré estabelecer um objetivo logo no início e um timer para que a reunião não se estenda. E tudo isso é para não fazer com que as pessoas percam tempo. Como um chefe, você está pagando por esse tempo, por isso, tente reuniões com um limite de tempo e propósito.
Se você costuma fazer reuniões, tente fazê-las em pé e com um limite de tempo. Segundo Richard Branson, isso traz os seguintes benefícios:
A comunicação é real e objetiva
É mais rápido para fazer um acordo
Perde-se menos tempo
As decisões são tomadas mais rápidas
Ninguém atrapalha
“Mesmo que algumas circunstâncias peçam uma apresentação mais elaborada, é bem raro que uma reunião com um único tópico precise de mais de 5 ou 10 minutos”, afirma Branson.
Um estudo de 1999 do Journal of Applied Psychology mostrou que as reuniões em que as pessoas sentam são 34% mais longas do que quando as pessoas ficam de pé e não resultam em decisões melhores.
Tente uma reunião caminhando: Richard Branson diz que prefere fazer reuniões caminhando, pelos mesmos motivos citados acima. Além do mais, olhar a paisagem o deixa mais criativo.
9. Não subestime os básicos: exercitar-se, se alimentar bem e ler
Isso é mais uma dica comum dos milionários como Arnold Schwarzenegger, Gary Vaynerchuk e Tony Robbins. Esses são os básicos mais simples de fazer, mas poucas pessoas fazem.
Hábitos básicos fundamentais são os mais fáceis de ignorar justamente por parecerem muito fáceis. Além disso, as pessoas são muito preguiçosas para fazer isso com frequência.
A maioria dos multimilionários pratica os seguintes hábitos:
Se manter hidratado
Comer bem
Se exercitar diariamente (pelo menos os aeróbicos)
Acordar antes das 6h
Meditar
Ler jornal
De todos, os mais importantes são se exercitar e se alimentar bem.
Não se sinta sobrecarregada diante dessas dicas, tente apenas melhorar em um desses pontos já coloca você à frente. A pessoa “mediana” não se preocupa em melhorar nada disso.